Vos livres comptables obligatoires : le livre de caisse et le journal des recettes

Vos livres comptables obligatoires : le livre de caisse et le journal des recettes

Livre de caisse

Dans ce livre doivent se trouver toutes les transactions effectuées en liquide :

 

Journal des recettes

Ce journal reprend, jour par jour, les ventes (pas les factures) établies au comptant et détaillées par taux de TVA :

Impression depuis Slytio

Dans le menu « Livre de caisse », après avoir sélectionné votre plage de date, cliquez simplement sur le bouton correspondant en bas de l’écran.

 

Avoir une vue en temps réel sur son seuil de rentabilité

Le break even, ou seuil de rentabilité, est un outil de gestion puissant mais trop peu connu. Il permet d’avoir une vue globale et simplifiée sur un des indices de santé de votre entreprise.

Je vais vous en faire une présentation simplifiée et je vous offre en prime comme outil, un tableau Excel automatique, permettant de visualiser cet indicateur.

Problème

En tant que dirigeant d’entreprise, vous vous êtes régulièrement posé la question suivante :
Est-ce que mon mois/trimestre est bon ? Pour beaucoup d’entre vous, une navigation « au pif », le doigt mouillé levé vers le haut pour sentir le vent est la « méthode » la plus courante. Il existe cependant une méthode toute simple et assez rapide à mettre en place afin d’avoir une vision, certes pas ultra précise, mais restant tout à fait correcte pour vous donner une vision de l’état de rentabilité de votre entreprise.

J’étais un peu comme vous, j’attendais les résultats d’activité en provenance de mon bureau comptable tous les trimestres pour savoir « comment je vivais ». Pour le premier trimestre de l’année, je recevais les informations vers la fin avril… Autant dire que les actions à mettre en place ne porteraient leurs fruits qu’au 3° trimestre et que j’en verrais résultat fin d’année ! Si vous êtes comme je l’étais, poursuivez votre lecture, cela devrait vous intéresser, je vous expose ma méthode, certes imparfaite, mais qui me donne une vue assez intéressante de ma rentabilité.

Solution

Afin de ne pas complexifier outre mesure notre solution, je vais me baser sur les données mensuelles suivantes :

• Chiffre d’affaire HT
• Coût des marchandises/services nécessaires (marge brute du CA)
• Coûts fixes annuels divisés par 12 (assurances, loyers, salaires, entretien véhicules, …)

Je n’ai besoin de rien de plus.

Le break even est la marge brute nécessaire à dégager afin de commencer à gagner de l’argent.

Ainsi, si vous avez des coûts fixes de 120k€ par an, la moyenne mensuelle est de 10k€
Vous devez donc dégager une marge brute mensuelle de 10k€.
Admettons que nous soyons le 5 janvier, vous avez réalisé un CA HT de 35k€. Pas mal non ? Mais pour réaliser de CA, vous avez dû acheter 20k€ de marchandise et payer un prestataire externe pour 9k€. Vous avez donc engagé 29k€ de frais pour un CA de 35k€. Votre marge brute est donc de :

CA – FRAIS = MB
35.000€ -( 20.000€ + 9.000€ ) = 6.000€

Il vous reste donc 4.000€ de marge à dégager pour que votre mois de janvier commence à être rentable.

Mise en place chez vous

Afin de mettre en place cette vue chez vous, il vous faut déjà connaître vos coûts fixes annuels. Votre comptable peut vous fournir cette information rapidement.
Ensuite, il y a lieu, pour chaque facture de vente émise, de connaître et de référencer le coût de chaque ligne de facture afin de déterminer la marge brute de cette facture.
Nous avons donc les données nécessaire à l’élaboration de notre tableau !

Voici un exemple de tableau mensuel :

Vous trouverez ici : une colonne par jour du mois (1, 2, 3, … 31)
Une ligne pour inscrire votre chiffre d’affaire cumulé
Une ligne pour les coûts cumulés relatifs à votre CA (marchandises, prestataires, …)
Une ligne de marge brute (CA – coûts)
Une ligne d’objectif journalier cumulé (vos coûts fixes/jour)
Et une ligne de résultat (Marge brute-objectif). Ce résultat, si il est positif vous indique que vous avez dépassé votre seuil de rentabilité (en vert). En rouge, cela signifie que vous ne gagnez pas assez et qu’il faut soit vendre plus, soit améliorer vos marges.

À partir de ce tableau, vous pouvez tirer un graphique :

En vert votre CA
En rouge, votre marge brute
En bleu votre objectif.
Dès que la ligne rouge est au-dessus de la ligne bleue, votre seuil de rentabilité est dépassé.

Avec tout ceci, vous voyez au premier coup d’œil comment se portent vos affaires !

En tenant votre tableau à jour régulièrement, vous avez une vue globale de votre rentabilité sans devoir attendre la situation trimestrielle de votre comptable. Le Break Even n’est pas le seul indicateur clé (KPI) de votre entreprise mais il est important de le tenir à l’œil.
Pour ma part, ce tableau est à 100% automatisé via mon application de gestion : Slytio
J’ai donc au petit-déjeuner, tous les matins, une vue claire sur mon activité.

Je vous offre un tableau Excel prêt à l’emploi afin de vous faire gagner du temps.  Introduisez-vos coordonnées ci-dessous et vous recevrez le tableau par e-mail.

Fin des pièces de 1 et 2 centimes dans vos poches et vos porte-monnaies au 01/12/2019 !

Fin des pièces de 1 et 2 centimes dans vos poches et vos porte-monnaies au 01/12/2019 !

Les commerçants et les personnes exerçant une profession libérale seront autorisés à  arrondir le montant total de ce que vous devez payer aux 0 ou 5 cents les plus proches.

Ils ne seront toutefois pas obligés de pratiquer l’arrondi. Mais s’ils choisissent de le faire, ils doivent en informer leur clientèle en affichant de façon visible le pictogramme spécifique. Ils doivent alors appliquer l’arrondi à tous les clients et à tous les moyens de paiement (art. 48 à 55 loi 18.12.2015).

L’objectif est de réduire progressivement l’utilisation des petites pièces de 1 et 2 cents qui alourdissent les poches et les porte-monnaies.

Le principe de l’arrondi

Le commerçant ou la personne exerçant une profession libérale devra pratiquer l’arrondi aux conditions suivantes :

  • le paiement est fait en présence physique du consommateur ;
  • l’arrondi se pratique sur le montant total du paiement (pas produit par produit) ;
  • le ticket de caisse ou le document justificatif indique le montant non arrondi et le montant arrondi ;
  • le commerçant ou la personne exerçant une profession libérale affiche le pictogramme de manière bien visible :

 

Pictogramme arrondi
Pictogramme arrondi

Cet arrondi n’est obligatoire qu’en « B2C » (de commerçant à particulier), il n’est pas obligatoire dans les transactions entre commerçants, indépendants, …

Le calcul de l’arrondi

Le montant total à payer est arrondi aux 0 ou 5 cents les plus proches, selon le cas, à la baisse ou à la hausse.

Montant total se terminant par :

Arrondi

Exemples (en euros)

0,01

0,00

12,91 devient 12,90

0,02

0,00

12,92 devient 12,90

0,03

0,05

12,93 devient 12,95

0,04

0,05

12,94 devient 12,95

0,05

0,05

12,95 reste  12,95

0,06

0,05

12,96 devient 12,95

0,07

0,05

12,97 devient 12,95

0,08

0,10

12,98 devient 13,00

0,09

0,10

12,99 devient 13,00

En résumé :

  • Si le montant total à payer se termine par 1 ou 2 cents, il est arrondi vers le bas à 0,00 euro.
  • Si le montant total à payer se termine par 3, 4, 6 ou 7 cents, il est arrondi à 0,05 euro.
  • Si le montant total à payer se termine par 8 ou 9 cents, il est arrondi vers le haut à 0,10 euro.

Que faire des pièces de 1 et 2 cents ?

Les pièces de 1 et 2 cents continuent d’exister comme moyens de paiement légaux. Elles ne sont pas retirées de la circulation, ni ne perdent leur valeur.

Elles peuvent donc toujours être utilisées et le client ne peut pas les refuser quand un commerçant ou une personne exerçant une profession libérale lui rend la monnaie.

Inutile de courir à la banque pour les rapporter !

Que puis-je peux arrondir ?

Vous pouvez arrondir le montant total à payer.

Vous n’arrondissez donc pas le prix de chaque article repris sur le compte.

Comment intégrer dans ma comptabilité les différences de caisse (vers le haut ou vers le bas) dues aux arrondis

La Commission des normes comptables (CNC) a rendu un avis (avis 2014/9 du 10 septembre 2014)  sur le traitement comptable des arrondis. Compte tenu du caractère symétrique de l’arrondi, la CNC fait remarquer qu’une compensation s’opérera entre les différences d’arrondi positives et négatives. La différence  totale entre  le montant total du prix à payer et la somme des prix des prestations individuelles ne constituera qu’un montant marginal par rapport au chiffre d’affaires total.

La CNC propose deux méthodes laissées au libre choix de l’entreprise, une méthode équivalente pouvant également être choisie pour comptabiliser les différences d’arrondis légales.

  • Méthode 1:
    Sont exclusivement comptabilisés dans le journal des ventes les montants que l’entreprise a réellement reçus.
  • Méthode 2 :
    L’entreprise comptabilise à la fois le prix facturé, le montant réellement reçu et la différence d’arrondis. La différence d’arrondis  est alors comptabilisée au compte 65 à titre de charge financière (si l’arrondissement est en défaveur de l’entreprise) ou au compte 75 à titre de produit financier (si l’arrondissement est en faveur de l’entreprise).
    Il n’y a pas d’obstacle à ce que toutes les différences de paiement au cours d’une année soient comptabilisées sur un seul compte, à condition, à la date d’inventaire, de comptabiliser une charge finale sur un compte 65 et un produit final sur un compte 75.

La méthode 2 est plus simple à mettre en place (pour une question de gestion de la TVA)

Que puis-je faire si un client refuse de payer le montant arrondi vers le haut parce qu’il peut payer le montant exact ?

Si un client refuse de payer le montant arrondi, la vente n’a pas lieu et vous ne devez donc pas fournir le produit ou le service désiré.

Combien de temps les pièces de 1 et 2 cents auront-elles encore de la valeur ?

Les pièces de 1 et 2 cents restent valables. C’est au niveau européen que l’on peut décider de retirer des pièces de monnaies de la circulation.

Aucune décision en ce sens n’a été prise actuellement.

Puis-je refuser un paiement avec des pièces de 1 et 2 cents ? Puis-je compter des frais pour ce paiement ?

Non.

Vous ne pouvez pas refuser qu’un client vous paie avec des pièces de 1 et 2 cents.

Toutefois, vous n’êtes pas tenu d’accepter plus de cinquante pièces lors d’un seul paiement.

Puis-je rendre des pièces de 1 et 2 cents ? Est-ce que mon client a le droit de les refuser ?

Oui, vous pouvez rendre des pièces de 1 et 2 cents.

Votre client ne peut pas les refuser.

L’arrondi, est-il aussi d’application pour les transactions entre professionnels ?

Non.

L’arrondi n’est pas d’application pour les transactions entre professionnels (B2B).

L’arrondi est uniquement d’application pour les ventes au consommateur final (B2C).

 

Source : SPF Économie

Suivez vos prospects en quelques minutes

Suivez vos prospects en quelques minutes

En tant que commerçant ou prestataire de services, vous êtes amené régulièrement à prospecter afin de démarcher une clientèle ciblée.

Cependant il n’est pas aisé, une fois le contact établi, d’arriver jusqu’à l’étape de vente.

Problème

Une secrétaire faisant le barrage téléphonique, des prospects surchargés, sur-sollicités, un manque de temps pour réaliser ou suivre vos offres, bref un rendement fort faible.

Je rencontré les mêmes problèmes que vous. J’ai échangé beaucoup sur le sujet avec des marketeers, télé-prospecteurs et autres délégués commerciaux. C’est grâce à ces échanges que j’ai établi une méthode qui me sert quotidiennement.

Vous avez certainement déjà essayé différentes solutions sans réel succès. Je vais donc, humblement, vous faire part de ma méthode afin de suivre au mieux vos prospects.

Solution

J’utilise Dynamics CRM mais un fichier Excel peut faire l’affaire. Pour chaque prospect je note évidemment le nom, l’adresse mail, le téléphone (de préférence le mobile), la date de la première tentative de contact, la date du prochain contact, des notes et le statut.

Par statut, entendez l’étape dans laquelle nous nous trouvons par rapport à un prospect précis :

  • Nouveau – Aucun contact encore entrepris
  • NI – Non Intéressé (vraiment)
  • NA – Non intéressAnt (hors cible)
  • R1 – intéressé et à rappeler (et fixer la date et heure)
  • RDV – Rendez-vous obtenu
  • Faire offre – Une offre est à établir
  • Suivre offre – Effectuer le suivi de l’offre établie.

Chaque fois qu’une action est réalisée, je l’indique dans les notes. Au-dessus afin d’avoir une vision instantanée sur le résultat de la dernière action.

Après chaque action ou mise à jour de statut, la date du prochain contact est définie.

Mise en place chez vous

Commencez par créer votre tableau ou utilisez celui que je vous offre gratuitement en annexe.

Afin d’être le plus efficient, je vous conseille de faire toutes vos relances de manière groupée afin de ne pas vous disperser.

Triez votre tableau par la date du prochain contact.

Commencez par le premier prospect. Relisez vos dernières notes à son sujet et contactez le. Le téléphone est plus efficace que l’e-mail afin d’avoir une réponse immédiate.

Si votre prospect vous demande de rappeler plus tard ou un autre jour ou semaine, convenez avec lui. Par exemple : mardi prochain à 15h ou jeudi dans la matinée ? Cela vous permettra de marquer son esprit. Notez toute information pertinente dans vos notes. Par exemple, j’ai noté qu’une dame prospect était en repos de maternité. J’ai conclus la vente en la rappelant au bon moment et en prenant des nouvelles de sa petite fille. Restez proche mais professionnel !

Si votre prospect vous dit : rappelez dans 6 mois, répétez lui, d’accord Mr le Prospect, je vous rappellerai la semaine du 5 janvier et faites le !!!

Les actions à réaliser vont varier selon le résultat de votre appel : rendez-vous, offre, etc…

Sentez-vous libre d’adapter les statuts que je vous ai proposés.

Une fois votre liste épurée, re-triez la et mettez la de côté jusqu’à votre prochaine session.

Et si je ne le fais pas ?

Si vous avez une méthode meilleure, s’il vous plaît, contactez moi ! J’adorerais en discuter avec vous ! Sinon, essayez cette méthode, vous n’avez rien à perdre.

Et si je le fais ?

Vous gagnerez certainement en productivité et en nombre de ventes, de nouveaux clients, … Faites moi part de votre retour d’expérience avec cette méthode

Annexes

tableau Excel de prospection